PRIVACYVERKLARING RIJPILOT

Artikel 1 – Over RijPilot

RijPilot is een softwareplatform voor rijscholen en verkeersscholen. Het ondersteunt onder meer leerlingbeheer, wachtlijst en intake, planning, instructeurbeheer, opleidingen, Leskaart en voortgang, Startniveau/proeflesbeoordeling, examens en toetsen, zelfreflectie, facturatie, betalingen, lestegoeden, communicatie, leerlingportaal en mobiele applicaties. Welke onderdelen daadwerkelijk worden gebruikt hangt af van de betreffende rijschool.

Artikel 2 – Privacyrollen

1.Wanneer een rijschool persoonsgegevens via RijPilot verwerkt voor haar eigen bedrijfsvoering en dienstverlening, is de rijschool in beginsel verwerkingsverantwoordelijke.

2.RijPilot verwerkt die persoonsgegevens, voor zover van toepassing, namens de rijschool en treedt daarbij op als verwerker.

3.De rijschool is verantwoordelijk voor de rechtmatigheid, rechtsgrond, informatie aan betrokkenen, juistheid van gegevens, toegangsverlening, privacyverzoeken en eigen wettelijke bewaarplichten.

4.Waar vereist worden afspraken vastgelegd in een verwerkersovereenkomst.

5.Voor eigen verwerkingen, zoals klantadministratie, contractbeheer, beveiliging, technische logging, support en wettelijke verplichtingen, kan RijPilot zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn.

Artikel 3 – Categorieën persoonsgegevens

Welke gegevens daadwerkelijk worden verwerkt hangt af van de gebruikte functies en de gegevens die de rijschool invoert. RijPilot verwerkt alleen categorieën die voor de betreffende dienstverlening noodzakelijk of daadwerkelijk gebruikt zijn.

Artikel 4 – Identificatie- en contactgegevens

Hieronder kunnen vallen naam, adres, postcode, woonplaats, e-mailadres, telefoonnummer, geboortedatum, leerlingnummer, naam en contactgegevens van een ouder, verzorger of noodcontactpersoon wanneer de rijschool die vastlegt, en andere noodzakelijke contactgegevens.

Artikel 5 – Account- en toegangsgegevens

Hieronder kunnen vallen account-ID, login-e-mailadres, rol, rechten, accountstatus, uitnodigings- en activatiegegevens, sessie- en authenticatiegegevens en relevante beveiligingsinformatie. Authenticatie wordt via de daarvoor gebruikte beveiligde technische voorziening verwerkt. Wachtwoorden worden niet leesbaar opgeslagen en zijn niet in te zien door rijscholen of medewerkers.

Artikel 6 – Leerling- en opleidingsgegevens

Hieronder kunnen vallen opleiding, leerling- en wachtlijststatus, intake, proefles, toegewezen of voorkeursinstructeur, afspraken, leshistorie, annuleringen, lesduur, relevante locaties, examens, toetsen en andere noodzakelijke administratieve gegevens.

Artikel 7 – Leskaart, voortgang en Startniveau

RijPilot kan leskaartonderdelen, beoordelingen, scores, voortgang, opmerkingen, vaardigheden, Startniveau na een proefles, proeflesbeoordelingen, advies en gegevens over de invuller/wijzigingen verwerken. Interne informatie voor bevoegde medewerkers wordt niet automatisch zichtbaar gemaakt aan leerlingen.

Artikel 8 – Zelfreflectie

Wanneer deze functie wordt gebruikt kan een leerling informatie invoeren over zijn of haar eigen inschatting van vaardigheden of voortgang. De rijschool bepaalt het gebruik daarvan binnen de rijopleiding.

Artikel 9 – Planning en reserveringen

Hieronder kunnen vallen datum en tijd, instructeur, afspraaktype, lesduur, relevante locatiegegevens zoals een ophaaladres, afspraakstatus, reserveringsaanvragen, annuleringen, beschikbaarheid, blokkades, afwezigheid van instructeurs (zoals vakantie of ziekte), voertuiggegevens en kilometerregistratie gekoppeld aan de instructeur, en andere noodzakelijke planningsinformatie.

Artikel 10 – Financiële en administratieve gegevens

RijPilot kan namens de rijschool facturen, factuurregels, bedragen, btw, creditnota's, betaalstatussen, betalingen, openstaande bedragen, vervaldata, betalingsherinneringen, lestegoeden, pakketten, producten, correcties, administratieve historie en gegevens van een bedrijf dat facturen voor een leerling betaalt verwerken. De rijschool blijft verantwoordelijk voor haar financiële en fiscale administratie.

Artikel 11 – Externe betaaldienstverleners

1.Wanneer vanuit RijPilot een betaling wordt gestart kan een externe betaaldienstverlener, zoals Mollie, worden gebruikt.

2.Die dienstverlener verwerkt gegevens die nodig zijn voor uitvoering en beveiliging van de betaling volgens zijn eigen rol en voorwaarden.

3.RijPilot verwerkt voor zover noodzakelijk informatie om de betaalstatus aan de juiste factuur of administratie te koppelen.

4.RijPilot is geen bank of betaaldienstverlener en houdt geen gelden van leerlingen of rijscholen onder zich.

Artikel 12 – Communicatie

RijPilot kan accountuitnodigingen, activatielinks, factuurmails, betalingsherinneringen, lesherinneringen, systeemmeldingen, pushnotificaties en administratieve notificaties technisch faciliteren. Van e-mails die vanuit RijPilot worden verstuurd wordt een verzendgeschiedenis bewaard, zodat de rijschool kan terugzien wat wanneer naar wie is verstuurd. De rijschool blijft verantwoordelijk voor communicatie die zij zelf opstelt of namens haar organisatie laat versturen.

Artikel 13 – Pushnotificaties en apparaatgegevens

Voor pushnotificaties kan een technisch apparaat- of pushtoken worden verwerkt. Dit kan worden gebruikt voor relevante les-, afspraak-, account- of systeemmeldingen. Voor push kunnen daadwerkelijk gebruikte diensten van Apple, Google, Expo of andere providers betrokken zijn.

Artikel 14 – Technische, log- en beveiligingsgegevens

Voor beveiliging en technisch beheer kunnen onder meer IP-adres, datum/tijd, sessiegegevens, account-ID, apparaat- of browserinformatie, technische foutinformatie, beveiligingslogs, auditlogs, mislukte of verdachte toegangspogingen en relevante systeemgebeurtenissen worden verwerkt.

Artikel 15 – Auditlog en historie

RijPilot kan registreren welke bevoegde gebruiker een belangrijke handeling heeft uitgevoerd en wanneer, waaronder statuswijzigingen, factuurhandelingen, creditnota's, betalingen, uitnodigingen, planning, beoordelingen en accountacties. Dit ondersteunt beveiliging, controleerbaarheid, administratieve verantwoording en geschillen.

Artikel 16 – Doeleinden

Persoonsgegevens kunnen, afhankelijk van de situatie en rol van RijPilot, worden verwerkt voor uitvoering van de softwaredienst, accounts, leerlingadministratie namens rijscholen, planning, voortgang, Startniveau, financiële administratie, betalingen, communicatie, notificaties, support, beveiliging, fraudepreventie, foutonderzoek, contractbeheer, wettelijke verplichtingen en bescherming of verdediging van rechten.

Artikel 17 – Rechtsgronden

1.Welke rechtsgrond geldt hangt af van de specifieke verwerking en van de verwerkingsverantwoordelijke.

2.Mogelijke grondslagen zijn uitvoering van een overeenkomst, wettelijke verplichting, gerechtvaardigd belang en toestemming wanneer die daadwerkelijk passend en vereist is.

3.Wanneer RijPilot uitsluitend als verwerker optreedt, is de rijschool verantwoordelijk voor het bepalen en onderbouwen van haar rechtsgrond.

Artikel 18 – Minderjarige leerlingen

Rijscholen kunnen minderjarige leerlingen hebben. De betreffende rijschool is verantwoordelijk voor het bepalen van de rechtsgrond en of in een specifieke situatie betrokkenheid of toestemming van een ouder/wettelijke vertegenwoordiger noodzakelijk is. RijPilot verwerkt dergelijke gegevens namens de rijschool overeenkomstig toepasselijke afspraken en wetgeving.

Artikel 19 – Externe dienstverleners en subverwerkers

1.RijPilot kan externe technische dienstverleners gebruiken voor hosting, database, cloudinfrastructuur, authenticatie, e-mail, pushnotificaties, betalingen, kaarten/locatiefuncties, appdistributie, beveiliging en technische ondersteuning.

2.Voor zover deze partijen persoonsgegevens namens RijPilot verwerken, worden waar vereist passende afspraken gemaakt.

3.RijPilot verkoopt persoonsgegevens van leerlingen niet als handelswaar aan adverteerders of gegevenshandelaren.

4.Op de datum van deze versie gebruikt RijPilot: Supabase (database, authenticatie en opslag; servers in Ierland), Vercel (hosting van website en webapplicatie), Resend (verzending van e-mail), Mollie (betalingen), Expo (pushnotificaties en het bouwen van de mobiele app), Apple en Google (pushdiensten en distributie van de mobiele app), Google Maps (adressuggesties en kaarten bij ophaaladressen) en TransIP (opslag van versleutelde back-ups). Deze lijst wordt bijgewerkt wanneer de infrastructuur wijzigt.

Artikel 20 – Internationale doorgifte

1.Sommige dienstverleners kunnen onderdeel zijn van internationale ondernemingen of gegevens buiten de EER verwerken.

2.Wanneer de AVG dit vereist, worden passende doorgiftemechanismen of waarborgen toegepast, zoals een adequaatheidsbesluit, standaardcontractbepalingen of een ander wettelijk toegestaan mechanisme.

3.Welke waarborg geldt hangt af van de daadwerkelijk gebruikte leverancier en verwerking.

Artikel 21 – Beveiliging

1.RijPilot neemt passende technische en organisatorische maatregelen tegen onbevoegde toegang, ongeoorloofde wijziging, verlies, misbruik en ongewenste openbaarmaking.

2.Maatregelen kunnen onder meer bestaan uit authenticatie, autorisatie, rollen en rechten, tenantscheiding, beveiligde verbindingen, logging, toegangscontrole, databasebeveiliging, beveiligingsupdates en back-up-/herstelvoorzieningen.

3.Geen enkel digitaal systeem kan absolute beveiliging garanderen.

Artikel 22 – Back-ups en herstel

1.RijPilot kan back-up-, herstel- en redundantievoorzieningen gebruiken om risico's te beperken.

2.Deze voorzieningen garanderen niet dat gegevens onder alle omstandigheden volledig, ongewijzigd of tot het meest recente moment kunnen worden hersteld.

3.De rijschool blijft verantwoordelijk voor haar eigen wettelijke administratie en bewaarplichten en voor het gebruiken van beschikbare export- of downloadmogelijkheden wanneer zij een eigen kopie moet bewaren.

4.Dit laat de wettelijke beveiligingsverplichtingen van RijPilot onverlet.

Artikel 23 – Bewaartermijnen

1.Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk, tenzij langere bewaring noodzakelijk, toegestaan of verplicht is.

2.Termijnen kunnen per gegevenscategorie verschillen.

3.Voor gegevens die RijPilot namens een rijschool verwerkt, kan de rijschool binnen wet en overeenkomst mede bepalen hoe lang gegevens in haar administratie worden bewaard.

4.Langere bewaring kan nodig zijn voor wettelijke administratie, financiële verplichtingen, beveiliging, fraudepreventie, openstaande vorderingen, geschillen, bewijs van transacties of rechtsvorderingen.

5.Na afloop worden gegevens verwijderd of geanonimiseerd, tenzij verdere bewaring rechtmatig noodzakelijk is.

Artikel 24 – Beëindiging van een rijschoolaccount

1.Bij beëindiging is de rijschool verantwoordelijk voor tijdige export en veiligstelling van gegevens die zij moet bewaren.

2.Toegang kan na de einddatum worden beëindigd.

3.Gegevens kunnen daarna beperkt worden bewaard voor technische afwikkeling, herstel, beveiliging, wettelijke verplichtingen, openstaande verplichtingen of juridische aanspraken.

4.Daarna worden gegevens verwijderd of geanonimiseerd overeenkomstig wetgeving en afspraken.

Artikel 25 – Accountverwijdering en verwijderingsverzoeken

1.Een gebruiker kan, voor zover van toepassing, verzoeken zijn of haar RijPilot-account te verwijderen.

2.Daarbij kunnen toegang, authenticatiekoppeling, app-toegang en technische notificatiekoppelingen worden beëindigd of verwijderd.

3.Accountverwijdering betekent niet noodzakelijk dat alle persoonsgegevens uit de administratie van de rijschool onmiddellijk worden verwijderd.

4.Gegevens kunnen worden behouden wanneer daarvoor een geldige grond of wettelijke verplichting bestaat, bijvoorbeeld facturen, betalingen, financiële administratie, rechtmatig te bewaren leshistorie, beveiligingsgegevens, transactiebewijs of gegevens voor een geschil/rechtsvordering.

5.Wanneer RijPilot uitsluitend als verwerker optreedt, is de rijschool in beginsel verantwoordelijk voor de inhoudelijke beoordeling van verwijdering uit de leerlingadministratie.

6.RijPilot ondersteunt de rijschool voor zover de AVG en verwerkersafspraken dit vereisen.

7.RijPilot stelt voor mobiele apps een passende account-/gegevensverwijderingsroute beschikbaar overeenkomstig toepasselijke privacy- en appstorevereisten. Een leerling kan het eigen account verwijderen in de RijPilot-app via Profiel, Account, Account verwijderen; de werkwijze staat ook op rijpilot.nl/account-verwijderen. De rijschool krijgt van zo'n verzoek automatisch bericht.

Artikel 26 – Privacyrechten

Afhankelijk van de omstandigheden kunnen betrokkenen rechten hebben op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, bezwaar, overdraagbaarheid en intrekking van toestemming. Verzoeken over gegevens die een rijschool via RijPilot verwerkt worden in beginsel bij die rijschool ingediend. Voor eigen verwerkingen van RijPilot kan rechtstreeks contact met RijPilot worden opgenomen. Identiteitscontrole kan nodig zijn.

Artikel 27 – Datalekken en beveiligingsincidenten

1.RijPilot handelt bij beveiligingsincidenten overeenkomstig de op haar toepasselijke wettelijke verplichtingen en verwerkersafspraken.

2.Wanneer RijPilot als verwerker optreedt, informeert RijPilot de betreffende verwerkingsverantwoordelijke overeenkomstig de toepasselijke afspraken bij een relevant incident.

3.De rijschool blijft als verwerkingsverantwoordelijke verantwoordelijk voor haar eigen wettelijke beoordeling en eventuele meldingsverplichtingen; RijPilot verleent de wettelijk of contractueel vereiste ondersteuning.

Artikel 28 – Geen verkoop of zelfstandige commerciële profilering

1.RijPilot verkoopt persoonsgegevens van leerlingen niet als handelswaar.

2.Persoonsgegevens die RijPilot uitsluitend namens een rijschool verwerkt worden niet gebruikt voor zelfstandige commerciële profilering buiten de overeengekomen dienstverlening, tenzij daarvoor een afzonderlijke geldige rechtsgrond bestaat en de betrokkene overeenkomstig de wet is geïnformeerd.

Artikel 29 – Cookies, analytics en vergelijkbare technieken

1.RijPilot gebruikt op dit moment alleen functionele cookies en lokale opslag die nodig zijn om in te loggen, ingelogd te blijven en de app goed te laten werken. RijPilot gebruikt geen advertentie- of trackingcookies, geen analytics van derden en geen crashrapportage. De website houdt alleen een telling van bezoeken bij, zonder cookies en zonder persoonsgegevens.

2.Indien niet-noodzakelijke tracking of analytics wordt toegevoegd, wordt deze Privacyverklaring en waar nodig de toestemmingsinrichting vooraf aangepast.

Artikel 30 – Kaarten en locatiefunctionaliteit

Bij het invoeren van een ophaaladres in de webapplicatie toont RijPilot adressuggesties en een kaart van Google Maps (Google); het ingevoerde adres wordt daarvoor aan Google doorgegeven. In het leerlingdossier van de webapplicatie kan daarnaast een kaartje van Google Maps met het adres van de leerling worden getoond; ook dan wordt dat adres aan Google doorgegeven. De kilometerregistratie wordt handmatig ingevoerd; daarvoor wordt geen kaartendienst gebruikt. De mobiele app gebruikt geen locatiegegevens van het toestel.

Artikel 31 – Wijzigingen in deze Privacyverklaring

RijPilot kan deze Privacyverklaring aanpassen wanneer de Dienst, leveranciers, wetgeving, beveiliging of privacypraktijken wijzigen. De actuele versie wordt via de website en/of Dienst beschikbaar gesteld. Bij wezenlijke wijzigingen kan aanvullende kennisgeving worden gegeven wanneer passend of wettelijk vereist.

Artikel 32 – Klachten

Een betrokkene kan contact opnemen met de betreffende rijschool of, voor verwerkingen waarvoor RijPilot zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke is, met RijPilot. Daarnaast bestaat het recht een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthouder, waaronder in Nederland de Autoriteit Persoonsgegevens.

Artikel 33 – Contact

RijPilot, Dijkschouwerslaan 77D, 1785 HN Den Helder, Nederland. KvK: 86380842. Website: rijpilot.nl. E-mail: info@rijpilot.nl.

Voor vragen over een specifiek leerlingdossier, rijopleiding, factuur of andere verwerking die door een rijschool wordt bepaald, neemt de betrokkene in eerste instantie contact op met de betreffende rijschool.