Lestegoed bijhouden zonder spreadsheet
Lespakketten zijn fijn voor je leerling en voor je cashflow. Maar zodra je meer dan een handvol leerlingen hebt, wordt de vraag “hoeveel lessen heb ik nog?” lastig om snel en zeker te beantwoorden. Zo houd je lestegoed bij zonder losse lijstjes.
- Werkt op telefoon en computer
- Geen betaalgegevens nodig
Waarom het misgaat
In veel rijscholen staat het lestegoed in een spreadsheet of een schrift, de lessen in een agenda en de betalingen op de bankrekening. Drie plekken die je met de hand gelijk moet houden. Dat gaat goed zolang alles volgens plan loopt, maar niet bij een verschoven les, een les die langer duurde, een te late annulering of een pakket dat deels is betaald.
Het gevolg: een leerling die denkt dat hij nog drie lessen heeft, terwijl jij er twee telt.
Wat er moet kloppen
Voor elke leerling wil je op elk moment vier getallen weten:
- Gekocht: hoeveel tegoed hij heeft gekocht, in pakketten of losse lessen.
- Gereden: hoeveel daarvan al is verbruikt.
- Gepland: hoeveel er al in de agenda staat.
- Over: wat er nog vrij in te plannen is.
Houd het tegoed bij in minuten in plaats van in lessen. Een les van 90 minuten is dan gewoon anderhalf keer een les van 60 minuten, en een pakket met verschillende lesduren blijft kloppen.
Vuistregels
- Verbruik het oudste tegoed eerst, zodat duidelijk is welk pakket op is.
- Leg vooraf vast wat er gebeurt bij een te late annulering of een gemiste les, en pas dat steeds hetzelfde toe.
- Verander je je prijzen, laat dan een pakket dat al gekocht is op de oude prijs staan.
- Laat de leerling zijn eigen tegoed kunnen zien. Dat scheelt vragen en voorkomt discussie.
Zo doet RijPilot het
In RijPilot hangen agenda, tegoed en facturen aan elkaar. Een pakket geeft tegoed in minuten, elke gereden les gaat er vanzelf vanaf, het oudste tegoed eerst. In het dossier zie je per product wat er gekocht, gereden en gepland is en wat er over is, en een tekort valt meteen op. Een tegoedspecificatie maak je als PDF.
Lessen die niet uit tegoed betaald worden, zet RijPilot op de lijst “Te factureren”; jij beslist wat er op de factuur komt. Je leerling ziet zijn tegoed in de leerlingenapp. Meer over pakketten en prijzen op facturatie.
Veelgestelde vragen
Wat is lestegoed?
Lestegoed is wat een leerling vooruit heeft betaald en nog niet heeft gereden, bijvoorbeeld de rest van een lespakket. Het is handig om het in minuten bij te houden, omdat lessen niet altijd even lang zijn.
Waarom loopt lestegoed in een spreadsheet uit de hand?
Omdat de agenda, de betalingen en het tegoed los van elkaar staan. Elke gereden, verschoven of geannuleerde les moet je dan met de hand bijwerken, en één vergeten regel maakt het hele saldo onbetrouwbaar.
Wat doe je met lestegoed als een leerling te laat annuleert?
Dat hangt af van je eigen voorwaarden. Leg vooraf vast of een te late annulering volledig, gedeeltelijk of niet wordt doorberekend, en pas dat consequent toe.
Nooit meer tegoed narekenen.
Zes maanden gratis voor één instructeur. Meer instructeurs? Eerste maand gratis.